Как устроено профессиональное архивохранилище?

В последние годы все больше компаний решают передать архив на внеофисное хранение. Это позволяет освободить в компании место (и либо не тратить деньги на его аренду, либо более вольготно разместить персонал в помещении), а также снять с себя все проблемы, связанные с организацией хранения бумаг.

В этой статье мы поговорим о том, как устроено профессиональное хранилище, и почему ваши бумаги, действительно, там будут в большей безопасности, чем у вас в офисе.

Каким должно быть архивохранилище?

В современном мире предъявляют следующие требования к архивохранилищу:

• высочайший уровень пожарной безопасности — так как главных врагом бумаг по-прежнему остается огонь;
• высочайший уровень защиты от проникновения посторонних лиц — это позволяет защитить сведения содержащиеся в бумагах от конкурентов и злоумышленников;
• оптимальные для хранения бумаги условия — прежде всего, температурно-влажностный и световой режим;
• идеальная чистота;
• защита от насекомых и других вредителей;
• качественная архивная обработка документов перед их помещением на хранение, а также поддержание порядка во время пребывания;
• возможность клиенту получить доступ к содержимому при необходимости.

Архивохранилище компании «Первый Городской Архив»

Рассмотрим то, как реализованы все эти требования в собственном хранилище петербургской компании «ПГА» — одного из самых известных предприятий, работающих в Северной столице в сфере архивной деятельности.

Специально созданное архивохранилище компании занимает просторное помещение, оборудованное современными техническими решениями, позволяющими поддерживать в нем оптимальные условия:

• противопожарная сигнализация и датчики огня и задымления;
• система пожаротушения, подходящая для тушения бумаг;
• охранная сигнализация, надежно защищающая от посторонних;
• система шифрования данных на коробах, благодаря чему даже сотрудники архива не смогут получить несанкционированный доступ к документам;
• климат-контроль, поддерживающий заданный уровень температуры, влажности и освещенности;
• хранение проводится в папках и коробах, дополнительно защищающих содержимое от света, а также на специальных металлических стеллажах, в которых не заводятся жучки и другие насекомые;
• в хранилище всегда поддерживается чистота;
• перед тем, как поступить на хранение, все документы проходят качественную архивную обработку, ее проводят специалисты компании «ПГА», которая много лет занимается архивной деятельностью;
• в хранилище доступны разные способы работы клиента с бумагами — он может приехать и получить оригиналы для работы в специально оборудованных помещениях, оригиналы могут выдать аккредитованным сотрудникам фирмы или курьерам для доставки в офис, также при необходимости вам могут прислать копии факсом или другим способом.